مدیریت چرخه قرارداد ؛ مزایا و بهترین راه کارها

  • نام نویسنده
  • تاریخ
مدیریت چرخه قرارداد ؛ مزایا و بهترین راه کارها

 

فعالیت های قراردادی در یک سازمان یک جنبه مهم در کسب و کار است . قرارداد نیاز به نظارت مناسب دارد تا از سودآوری و اجرای صحیح معاملات اطمینان حاصل شود .

مدیریت چرخه قرارداد (Contract Lifecycle Management  یا CLM)  یک مدیریت فعال عملی است بر روی قراردادها از ابتدای کار تا توافقات و تجدید نظرها .

می تواند به پیشرفت های قابل توجهی در صرفه جویی در منابع و بهره وری منجر شود . درک و به کار گیری CLM همچنین می تواند مسئولیت های سازمانی را محدود کند و انطباقات را با الزامات قانونی افزایش دهد .

چرخه ی یک قرارداد زمانی آغاز می شود که مدیریت سازمان ، پرسنل بخش یا مشتری تقاضای کالا یا خدمات کند . و زمانی به پایان می رسد که کالا یا خدمات خواسته شده دریافت شده باشد .

بین مراحل سفارش تا دریافت فرصت های متعددی برای صرفه جویی مالی ، بهبود بخشیدن به فرایند تحویل و دستیابی به بهترین محصول با بهترین قیمت وجود دارد .

به همین طریق راه های بی شماری برای ازدست دادن پول ، وقت تلف کردن و یا پایان دادن به ماجرا با کالای تقلبی شبیه به کالای اصلی وجود خواهد داشت . CLM می تواند تفاوت بین این دو سناریو را ایجاد کند . 

متن انگلیسی این مقاله

  1. شکست در اجرا کردن شرایط مذاکره شده با تامین کننده : سازمان باید برای دریافت تمام چیزهایی که خواسته شده سخت کوشی به خرج دهد . پولی که به واسطه ی مذاکرات زمان بر به دست آورده شده است می تواند به واسطه ی ضعف در مدیریت کردن قرارداد به سرعت از دست برود .
  2. تحویل ناکافی به مشتریان : ایجاد یک جدول زمانی برای پروژه ، برنامه ریزی تولید و فرایند تحویل برای برآورده ساختن انتظارات مشتری بسیار مهم هستند .
  3. تلف شدن وقت در اثر بهم ریختگی سازمانی :  بدون برنامه ریزی مناسب ، به دنبال قرارداد رفتن ، زمان بندی ، یاداشت ها ، داده ها (و در کل همه چیز) تنها باعث از دست دادن زمان کارمندان خواهد بود و بهتر است به جای آن داده ها بررسی شوند و به دنبال فرصت های بهتر برای بستن قرارداد بود .
  4. خطا و اضافه کاری در حین انجام یک روند ناکارآمد : استفاده از یک روند منظم با ابزار مناسب بسیار پر اهمیت است . ابزار ها و راهکارهای موقت برای گسترش عملکرد های ضروری ، پایداری ، توانایی های گزارش دهی و قابل قبول طراحی نشده اند . بسیار ضروری است تا از منابع به صورت بهینه استفاده شود و خطاها کاهش یابند .
  5. واکنشی عمل کردن به جای فعال بودن : واکنشی عمل کردن در مورد مدیریت قرارداد ، باعث خواهد شد فرصت های درآمدی را از دست بدهید ، زمان شما تلف شود و هزینه ها با تورم روبرو شوند .
  • برای هر مرحله از قرارداد ، در چرخه تان ، جداول زمانبندی ایجاد کنید
  • حجم کاری کارکنان و منابع اضافی را به تناسب تخصیص دهید
  • یک دنباله ممیزی دقیق برای مصوبات ایجاد کنید .
  • فرایند ها و قوانین سازمان را ایجاد کنید .
  • تطابق توانایی تحویل کالاها و عملکرد کلی را با توجه به قراردادها و منابعتان محاسبه کنید

مدیران قرارداد ، معمولا شغلشان را به عنوان یک چالش امتیازدهی می کنند .CLM می تواند با ایجاد یک روند منظم برای هر وظیفه ، بالابردن بهره وری و افزایش تولید ، تنش را کاهش دهد .

به علاوه ، نتایج مدیریت چرخه قرارداد شامل مواردی چون کاهش مسئولیت ، افزایش صرفه جویی در هزینه ها به خوبی کیفیت تحویل کالا یا خدمات و بهبود روابط تجاری است.

نتایج ملموس، قابل اندازه گیری و پایدار هستند . با بالا رفتن هزینه های مدیریت قرارداد به واسطه ی تقاضا برای پاسخگویی ، حکمرانی مناسب و شفافیت ، واضح است که درک و به کارگیری CLM سازمانی به یک پروژه اجباری مبدل خواهد شد . 

تعداد بازدید : 212

ارسال نظر

سوال امنیتی : مجموع دو عدد 6 و 8 =